読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

 グランド・ルールを作る メール・コミュニケーションの基盤

組織においても家族においても、人が他人と共同で何かをしていく時には、コミュニケーションが必要です。「コミュニケーションが大切」という言葉はどこにでも耳にするし誰でもその重要性はわかっているけれど、コミュニケーションが原因となって組織内ではさまざまな問題が発生します。
特に、通信技術の発達にともなってFace to Faceのコミュニケーションが激減している昨今では、そうしたOnlineのコミュニケーション独特の問題も発生することが多くなっている気がします。メールで用件を伝えたつもりなのに、伝わっていなかった、など。時代は変わり技術は高度化しても、人と人が分かり合うことが簡単になるわけではなさそうです。
ビジネスの局面では、特に最近はメールに依存したコミュニケーションが主体になっている気がします。組織内のコミュニケーションも、1対多で伝達できる、履歴が残るといった理由から、F to Fではなく敢えてメールを使うといった傾向です。
そんなメール主体のビジネス・コミュニケーションの中で、僕自身が必要性を強く感じるのが、「グランド・ルール」です。「これだけはお互い共通のルールとして守っておこう」という、最低限の共通了解ですね。
例えば、メールにおけるグランドルールにはこんなものがありえます。

・あいさつは不要(お疲れさまです、等)
・30行以上書かない(それ以上の長さが必要なことはメールでは伝えない)
・可能な限り箇条書きにする
・期日が1日以内に迫っている用件はメール+口頭で伝える
・メール内容に対する反論はメールではなく口頭で
などなど

メールに対する考え方や感じ方は人それぞれです。例えば僕は文章を書くのが好きな人間だし、きちんとした文章を喜ぶタイプなので、用件のみの無味乾燥なメールには少し悪感情を持ちます(笑)。人によっては、くどくどと書き連ねたメールは読む気がしないという人もいるでしょう。また、メールをチェックする頻度も人それぞれで、1日数回という人もいれば、5分おきという人もいます。
こうした人それぞれの部分を考慮に入れつつも、組織内のコミュニケーションを効率的・効果的に行うために、上記のようなルールを定めておくのです。ルールだと思えば、あいさつ抜き・用件のみのメールでも僕だって快く読むことができます(笑)
人それぞれに感じ方や考え方が違うのだという前提の下に、コミュニケーションの質を高めるための努力をするというのは、メール以外のコミュニケーションにもあてはまる考え方だと思います。まずは「グランド・ルール」を作るところから始めてみると、いいのではないでしょうか。
Kazuteru Kodera