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人に伝えるということ ビジネスでもプライベートでも

ビジネスでもプライベートでも、人に何かを「伝える」ということは大切です。それもただ「伝える」だけではなく、「わかりやすく」伝える。そして、伝える内容は可能な限り自分の考えている内容の100%にする。
簡単そうに見えてこれ、なかなかうまくいきません。言葉にするにしろドキュメントにするにしろ、まず伝えたい考えていることを100%表現するというのが難しい。人間の思考力は強力なので、膨大な量の情報と思考を一瞬にして展開していくことができます。一方、言葉やドキュメントはそれほど有能ではありません。一語一語、とつとつと文字にしていかなければならないのです。どうしても表現の方に限界がある。
そこで必要なのは、「要するに」というキーワードでしょう。一瞬で展開された膨大な思考を、「要するに」という道具でコンパクトにまとめ、伝えたい内容の100%が表現できるように整理していくのです。これは「メッセージの決定」と呼ぶこともできるでしょう。要するにメッセージは何なのか?ということです。
次に、そのメッセージが相手に理解・納得されるよう、わかりやすい形に仕上げて行くことが必要です。表現を工夫したり、ドキュメントであれば文字の見せ方や図表などを使ったり。
メッセージを明確化して、それをわかりやすく伝える工夫をする。先天的にこれが上手な人もいますし、苦手な人もいます。苦手な人が上記のようなプロセスを自然とできるようになるには、トレーニングが必要でしょう。
僕の個人的な感覚ですが、男性と女性でこの能力には決然とした違いがあるように思います。
男性は、メッセージをクリアにしたりわかりやすく表現するのに長けている人が多いですが、ただ相手に「共感」をもたらすような感情的(emotional)な表現は苦手です。
一方女性は、共感を呼び起こす感情的な内容を伝えるのは得意な人が多いですが、「要するに」のツールを使えない、いろいろと話をするけれど肝心のメッセージが何なのかよくわからない、という人が多い気がします。
一般に男性は論理的、女性は感情的だと言われます。そうした影響もあるのかもしれませんね。
Kazuteru Kodera