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時間計画と計画外の出来事

朝に一日の計画を立てて、「今日はこれとこれをやろう」と決めたとします。それでも、往々にして当初の予定以外の頼まれごとや急な用事が発生したりして、当初の計画通りにはなかなか進まないもの。これをやる!と決めたものごとが終わらないままに一日を終えるのは、何とも気分の悪い、ストレスフルなものです。
そんな計画外の出来事に対して心を乱されることなく一日という時間を使うためには、「計画時のゆとり」が挙げられます。一日に活動できる時間が仮に14時間あるとしても、14時間を目いっぱい使うようなタスクの予定を作ってしまうと、それは少しの変更や予定の追加で破たんしてしまいます。柔軟性がなくなってしまうんですね。
一つの目安は、自分の一日に使える時間の半分くらいを「今日やること」に充て、それ以外は「余裕があったらやる」項目として挙げておくということです。そんなにバッファを作る必要があるの?と訝しがられるかもしれませんが、往々にして1日の3分の1くらいの時間は、予期していなかった出来事に支配されてしまうもの。それでもなお余裕のある計画を立てておくことで、心の平安を維持したまま、もしくは「余裕があったらやること」の一部をも達成できたという満足感とともに、一日を終えることができるようになるのです。
そうはいってもやることが多すぎて、そんな悠長な計画を立てていたら期限に遅れてしまう。そんな方もいるでしょう。忙しいビジネスパーソンは優秀。だからもっと忙しくなる。そんな言葉もあるくらいですからね。そんな方は、今している仕事の棚卸がお勧めです。
今している仕事を一つ残らずリストに書いて、「自分でなければできないもの」「自分以外でもできること」に分けます。そして、後者は思い切って人に渡してしまうのです。部下がいる人であれば、部下に権限移譲を進めるということになるでしょう。そうやって、自分のコアに時間を使うようにコントロールしていくのです。
権限委譲は、手放す勇気とフォローする努力が必要です。それでも、毎日を心の余裕・平安とともに送ることと比べれば、そんな勇気や努力は何でもないことのように思えるはずです。
Kazuteru Kodera